إدارة مخزون الأدوية بالتشغيلات وتواريخ الصلاحية: الصرف الأقرب انتهاءً والتنبيهات

هذه المقالة لمدير الصيدلية والمخزون والمشتريات الذي يقيّم نظامًا أو يعيد ضبط نظامه الحالي: ما الذي يجب تسجيله لكل تشغيلة، وكيف تُضبط مهل التنبيه وما يُفعل عند كل مهلة، وكيف يُدار الإرجاع والإتلاف والسحب، وما الاختبارات التي تطلبها من المورد قبل التعاقد.

ثلاث مشكلات تحت عنوان واحد: المنتهي والمهدر والمسحوب

عبارة «ضبط الصلاحية» تجمع ثلاث مشكلات لكل منها سؤال مختلف، ومن يخلط بينها يضبط واحدة ويترك الأخريين:

الضوابط الثلاثة تقوم على شرط واحد: أن يعرف النظام التشغيلة لكل وحدة في كل مخزن، لا الكمية الإجمالية للصنف فقط. النظام الذي يخصم «عشر علب» من رصيد الصنف لا يستطيع أن يجيب عن أي من الأسئلة الثلاثة. وقد شرحت مقالة برنامج صيدلية لمجمع طبي لماذا يجب أن يكون الصرف نفسه بالتشغيلة؛ وهنا نكمل ما يحدث قبل الصرف وبعده.

عند الاستلام: ما يُسجل لكل تشغيلة وشروط قبولها

كل ما يأتي لاحقًا يعتمد على دقة لحظة الاستلام. تشغيلة سُجلت بتاريخ انتهاء خاطئ ستفلت من كل التنبيهات، أو ستُتلف وهي صالحة.

البيانات الإلزامية لكل سطر استلام

• الصنف والوحدة، ورقم التشغيلة كما هو على العبوة.
• تاريخ الانتهاء، وقاعدة موحدة لما يُكتب بالشهر والسنة فقط (الشائع اعتباره نهاية ذلك الشهر، فاكتب القاعدة في سياستك ولا تتركها لكل أمين مخزن).
• الكمية لكل تشغيلة على حدة، حتى لو وصلت تشغيلتان من الصنف نفسه في الشحنة نفسها.
• المورد وأمر الشراء، وتكلفة الوحدة، لأن قيمة المعرض للانتهاء تُحسب منها.
• شروط التخزين للأصناف المبردة، وتأكيد الحرارة عند الاستلام.

على مستوى السوق، تشغّل الهيئة العامة للغذاء والدواء نظام رصد لتتبع الأدوية، الذي يتتبع الدواء من التصنيع أو الاستيراد حتى الاستهلاك، ويعرّف كل عبوة بشيفرة ثنائية الأبعاد تحمل رقم المنتج العالمي (GTIN) ورقمًا تسلسليًا. اسأل مورد النظام إن كان مسح العبوة عند الاستلام يملأ بيانات التشغيلة والصلاحية آليًا، أم تُكتب يدويًا؛ فالكتابة اليدوية أكبر مصدر لأخطاء تاريخ الانتهاء.

شرط الصلاحية المتبقية عند القبول

أكثر هدر الصلاحية يدخل من باب الاستلام: شحنة قصيرة الصلاحية تُقبل لأنها وصلت، وصنف بطيء الحركة يُشترى بكمية لا تُستهلك قبل انتهائه. ضع في سياسة الشراء واتفاقيات الموردين:

• حد أدنى للصلاحية المتبقية عند الاستلام لكل فئة، يحدده مركزك مع موردك. ما يصل أقل منه يُرفض أو يُقبل باعتماد مسجل وسبب.
• مقارنة الكمية بالاستهلاك: قبل اعتماد أمر الشراء، هل ستُستهلك الكمية المطلوبة قبل انتهاء التشغيلة المتوقعة؟ هذا سؤال نقطة إعادة الطلب نفسه، وتفصّله مقالة الحد الأدنى للمخزون ونقطة إعادة الطلب.
• شروط الإرجاع قبل الانتهاء مكتوبة لكل مورد: هل يقبل الإرجاع؟ حتى كم يومًا قبل الانتهاء؟ بإشعار دائن أم باستبدال؟ هذه الشروط هي ما تبني عليه مهل التنبيه لاحقًا.

الصرف بالأقرب انتهاءً: الاقتراح والمسح والاستثناء

قاعدة «الأقرب انتهاءً يخرج أولًا» (FEFO) تختلف عن «الأقدم وصولًا يخرج أولًا» (FIFO). في الأدوية قد تصل تشغيلة أحدث بتاريخ انتهاء أقرب من تشغيلة موجودة على الرف، ولهذا يُرتب الصرف بتاريخ الانتهاء لا بتاريخ الاستلام.

تطبيق القاعدة في النظام له ثلاث طبقات:

1. الاقتراح: عند الصرف أو التحويل أو خصم مستهلكات إجراء، يقترح النظام التشغيلة الأقرب انتهاءً من المتاح في ذلك المخزن.
2. التحقق بالمسح: الصيدلي يمسح العبوة التي في يده. إن كانت تشغيلة أبعد انتهاءً من المقترحة، ينبه النظام ويطلب سببًا، مثل «التشغيلة المقترحة غير موجودة على الرف»، وهذا بحد ذاته مؤشر على فرق جرد.
3. المنع: التشغيلة المنتهية لا تظهر للصرف ولا للبيع ولا للتحويل، ويرفضها المسح مباشرة.

أما الترتيب الفعلي على الرف، فالنظام لا يرتب الرفوف. لكن تنبيه «تجاوز التشغيلة المقترحة» يكشف أين لا يُطبق الترتيب، وسجل التجاوزات من أهم التقارير التي يقرؤها مدير الصيدلية أسبوعيًا.

مهل التنبيه قبل الانتهاء: لكل مهلة إجراء ومسؤول

قائمة «أصناف تنتهي خلال 90 يومًا» التي تُطبع ثم تُنسى لا تنقذ شيئًا. التنبيه يصبح مفيدًا حين تُبنى المهل على إجراءات فعلية لها مواعيد نهائية، أهمها مهلة الإرجاع التي يقبلها المورد.

حساب الكمية المعرضة للانتهاء بدل قائمة التواريخ

ليست كل تشغيلة قريبة الانتهاء مشكلة. تشغيلة تنتهي بعد شهرين وستُصرف كاملة خلال أسبوعين لا تحتاج أي إجراء. السؤال الصحيح: كم وحدة من هذه التشغيلة لن تُستهلك قبل انتهائها؟

الكمية المعرضة للانتهاء = رصيد التشغيلة − (متوسط الاستهلاك اليومي × الأيام المتبقية حتى الانتهاء)، مع مراعاة ترتيب الصرف: التشغيلات الأقرب انتهاءً تستهلك نصيبها أولًا. إن كانت النتيجة صفرًا أو أقل، فلا خطر بمعدل الاستهلاك الحالي.

بهذا الحساب يتحول تقرير الصلاحية من قائمة طويلة بالتواريخ إلى قائمة قصيرة بالقرارات: هذه 30 علبة تُحوّل إلى الفرع الذي يستهلك الصنف أسرع، أو تُعرض على المورد ضمن مهلة إرجاعه. وتشرح مقالة التحويل بين مخازن الفروع الطبية مسار الطلب والاعتماد والاستلام بالتشغيلة نفسها.

تنبيه على الحساب: متوسط الاستهلاك يُؤخذ من فترة تمثل الواقع، مثل آخر 90 يومًا، ويُراجع للأصناف الموسمية. والحساب تقدير لا وعد؛ لذلك يُعاد كل أسبوع وتتغير القائمة معه.

الإرجاع للمورد والإتلاف الموثق: مستندان لا ورقة واحدة

ما لم يُنقذ بالتحويل أو الاستهلاك يخرج من المخزون بأحد طريقين، ولكل منهما مستند وأثر مالي مختلف:

• العزل قبل الإتلاف: المنتهي ينتقل في النظام إلى موقع أو مخزن «منتهٍ/معزول» لا يُصرف منه، ويُنقل فعليًا إلى مكان منفصل. هكذا لا يبقى في الرصيد القابل للصرف، ولا يختفي من المخزون قبل توثيق مصيره.
• الاعتماد حسب القيمة: إتلاف صغير يعتمده مدير الصيدلية، والأكبر يحتاج المدير المالي أو لجنة. حدود الاعتماد تُضبط في النظام لا في ذاكرة الموظفين.
• الأدوية الخاضعة للرقابة: إتلافها له إجراء خاص وتوثيق مستقل وفق التعليمات النافذة لدى الجهات المختصة، ولا يمر عبر مستند الإتلاف العام.
• التخلص الفعلي: الأدوية المنتهية لا تُرمى مع النفايات العامة. اتبع التعليمات النافذة في التخلص من النفايات الطبية والدوائية عبر الجهة المرخصة، واحفظ ما يثبت التسليم.

كل مستند إرجاع أو إتلاف أو تعديل على التشغيلة يُسجل بمن أنشأه ومن اعتمده ومتى، وهو ما يسمح لاحقًا بالإجابة عن سؤال «أين ذهبت هذه الكمية؟» من سجل التدقيق لا من الذاكرة.

سحب تشغيلة من السوق: الإجراء في خمس خطوات

تنشر الهيئة العامة للغذاء والدواء إجراءات سحب المستحضرات في قاعدة بيانات عامة، ويحدد كل إشعار المستحضر والتشغيلات المعنية ومستوى السحب، كأن يكون على مستوى المستودعات والمستشفيات أو أوسع. وقد يصلك الإشعار من المورد أيضًا. في الحالتين يبدأ عملك من سؤال واحد: أين هذه التشغيلة الآن؟

الخطوتان الثانية والرابعة مستحيلتان إن لم يكن الصرف بالتشغيلة. ولهذا فإن سحب تشغيلة هو الاختبار الأوضح لأي نظام: اطلب من المورد أن ينفذه أمامك في العرض التوضيحي كما في القسم التالي. ويبين نظام رصد في وصفه أن من أهدافه تمكين الإيقاف الفوري للأدوية المسحوبة، مما يجعل دقة التشغيلة في نظامك جزءًا من الدائرة نفسها.

التقارير التي يقرؤها مدير الصيدلية كل أسبوع

خمسة تقارير تكفي لإدارة الصلاحية دون أن تغرق في القوائم:

هذه التقارير تُبنى من كتالوج التقارير بالفلاتر نفسها لكل فرع وفئة. ويبقى الجرد الدوري بالتشغيلة هو ما يؤكد أن الأرقام تطابق الرف؛ وتفصّله مقالة جرد المستلزمات الطبية ومعالجة الفروقات. والمنهج نفسه ينطبق على كواشف المختبر والمستهلكات ذات الصلاحية، لا على الأدوية فقط.

سبعة اختبارات تطلبها من المورد قبل التعاقد

في قرار الشراء، لا تكفي عبارة «يدعم التشغيلات والصلاحية». اطلب تنفيذ هذه الحالات أمامك على بيانات تجريبية تشبه صيدليتك:

1. استلام شحنة بتشغيلتين للصنف نفسه

   إحداهما أقرب انتهاءً من المخزون الموجود. المطلوب: تسجيل كل تشغيلة بكميتها، وتنبيه إن كانت الصلاحية المتبقية أقل من حد القبول.

   أمين المخزن
2. صرف وصفة بمسح تشغيلة غير المقترحة

   المطلوب: تنبيه وطلب سبب، وظهور الحالة في تقرير التجاوزات.

   الصيدلي
3. محاولة صرف تشغيلة منتهية

   عبر الصرف من الوصفة، والبيع المباشر، والتحويل لفرع آخر، وخصم مستهلكات إجراء. المطلوب: منع في المسارات الأربعة لا في واحد منها.

   الصيدلي ومدير المخزون
4. تقرير الكمية المعرضة

   لصنف بتشغيلتين كما في المثال أعلاه. المطلوب: أن يحسب الكمية المعرضة لا أن يعرض الرصيد كاملًا.

   مدير الصيدلية
5. تحويل كمية قريبة الانتهاء لفرع آخر

   المطلوب: أن تُستلم بالتشغيلة نفسها وتاريخ انتهائها في الفرع المستلم.

   مدير المخزون
6. مرتجع للمورد ثم إتلاف

   المطلوب: مستندان مختلفان، واعتماد حسب القيمة، وقيد مالي لكل منهما، وظهور المرتجع معلقًا حتى الإشعار الدائن.

   المشتريات والمالية
7. سحب تشغيلة

   المطلوب خلال دقائق: إيقافها في كل المخازن، وأرصدتها في كل فرع، وقائمة من صُرفت لهم.

   مدير الصيدلية والمدير الطبي

كيف تعمل التشغيلات والصلاحية على المنصة

في المنصة يُسجل رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء إلزاميًا عند الاستلام، ويُصرف الدواء بقاعدة الأقرب انتهاءً مع منع المنتهي من الصرف والبيع تلقائيًا، وتصل التنبيهات قبل الانتهاء بمهل تحددها أنت، كما تعرض صفحة التشغيلات وتواريخ الانتهاء في وحدة الصيدلية. ويمكن تحويل قريب الانتهاء لفرع يستهلكه أسرع أو إرجاعه للمورد، وتتبع تشغيلة محددة لمعرفة من صُرفت له عند سحبها.

ولأن الصيدلية جزء من مخزون المنشأة، تمر كل حركة بمستند من دورة مستندات المخزون: الاستلام، والصرف، والتحويل، والمرتجع للمورد، والتلف بسببه واعتماده، والجرد. ويُقيم المخزون ويظهر المُتلف خسارة بقيمته في الحسابات، وتنطبق ضوابط الصلاحية والحد الأدنى نفسها على كواشف المختبر والمستهلكات.

أسئلة شائعة