كل خصم وإلغاء واسترداد وشراء يمر بمن يملك قراره، ويُسجل بسببه
القرارات المالية الصغيرة المتكررة هي أكبر مصدر للتسرب في المراكز الطبية: خصم هنا، وإلغاء فاتورة هناك، وشراء دون مقارنة. المنصة تحولها إلى طلبات تمر بمسار موافقة تحدده أنت حسب المبلغ والفرع والدور، مع إشعار للمعتمد وتصعيد إن تأخر، وسجل لا يُحذف لكل قرار.
طلب موافقة جديد
الفرع الرئيسيلماذا يحتاج المركز الطبي مسارات موافقة مكتوبة؟
في أغلب المراكز تُعطى الموافقات شفهيًا أو في رسالة واتساب: «أعطه خصمًا»، «ألغِ الفاتورة»، «اشترِ من هذا المورد». لا يبقى سجل بمن وافق ولماذا، ولا يعرف المدير المالي مجموع الخصومات الممنوحة في الشهر، ولا يمكن مراجعة قرار بعد أسابيع. وفي الجهة الأخرى، مدير يطلب كل صغيرة وكبيرة فيتعطل العمل.
مسارات الموافقة تحل الطرفين: ما دون الحد يمر مباشرة بصلاحية الموظف، وما فوقه يذهب لمن يملك القرار، والكل موثق.
المشكلة
موافقات شفهية، وخصومات وإلغاءات بلا رقابة، وقرارات بلا سجل.
وظيفة النظام
طلبات بمسارات اعتماد متعددة المستويات وتصعيد وسجل.
طريقة العمل
القاعدة تحدد المعتمدين حسب القيمة والفرع، والعملية معلقة حتى الاعتماد.
الفائدة التشغيلية
قرارات أسرع لأن كل طلب يذهب مباشرة لصاحب القرار.
الفائدة المالية
خصومات وإلغاءات ومشتريات مضبوطة ومقاسة.
الطلبات التي تمر بالموافقة
المسارات التالية أمثلة شائعة. كل حد وكل معتمد قابل للتعديل لكل فرع.
| الطلب | متى يحتاج موافقة | مسار مقترح |
|---|---|---|
| طلب الخصم | عند تجاوز صلاحية الموظف، مثلًا 10%. | مشرف الاستقبال، ثم مدير الفرع فوق 10%، ثم المدير العام فوق 25%. |
| اعتماد الخصم للشركات | خصم تعاقدي لجهة أو شركة. | مدير المبيعات، ثم المدير المالي. |
| إلغاء فاتورة | دائمًا، والفاتورة تُلغى بإشعار دائن لا بالحذف. | مشرف الفرع في اليوم نفسه، والمدير المالي بعده. |
| الاسترداد | أي مبلغ يعاد للمريض. | مدير الفرع حتى 500 ر.س، ويُضاف المدير المالي فوقها. |
| تعديل البيانات | تعديل هوية المريض أو تأمينه بعد الفوترة، أو تعديل سعر. | مشرف الاستقبال، ثم مسؤول التأمين. |
| الشراء | طلبات الشراء قبل تحويلها لأوامر شراء. المخزون | مدير المشتريات، ثم المالي فوق 5,000، ثم المدير العام فوق 20,000. |
| المصروف | مصروفات الفروع والعهد. المحاسبة | مدير الفرع حتى 2,000، ثم المدير المالي. |
| المطالبة | شطب مبلغ مطالبة، أو تحويلها لحساب المريض. التأمين | مسؤول التأمين، ثم المدير المالي. |
| إجراءات أخرى | إجازة طبيب، وكشف مستحقات، ونموذج طبي جديد، وتمديد باقة. | حسب الإجراء، مثل المدير الطبي للنماذج. |
بناء مسار الموافقة
المسار يُبنى من شاشة إعدادات دون برمجة، ويُختبر قبل تفعيله.
- الشروط: المبلغ أو النسبة، والفرع، والخدمة، وجهة الدفع، ودور مقدم الطلب.
- المستويات: معتمد واحد أو عدة معتمدين بالتتابع، أو بالتوازي حيث تكفي موافقة أحدهم.
- المعتمد بالدور لا بالاسم: «مدير الفرع» يتغير تلقائيًا مع تغير الشخص.
- التفويض: عند إجازة المعتمد تنتقل موافقاته لمفوّضه لمدة محددة.
- التصعيد: إن لم يُتخذ قرار خلال مدة تحددها، ينتقل الطلب للمستوى التالي.
- السبب والمرفقات: سبب إلزامي للطلب وللرفض، ومرفقات عند الحاجة.
أثناء انتظار الموافقة
العملية المرتبطة بالطلب تبقى معلقة: الفاتورة بخصمها لا تُصدر، والاسترداد لا يُصرف، وأمر الشراء لا يُرسل. يرى مقدم الطلب حالته لحظيًا، ويصل المعتمد إشعار في النظام وعلى جواله، ويعتمد أو يرفض بضغطة مع سبب.
وللحالات العاجلة، مثل مريض ينتظر عند المحاسبة، يُعلَّم الطلب كعاجل فيصل للمعتمد بأولوية، مع مهلة تصعيد أقصر.
السجل والتقارير
كل طلب يبقى بمراحله ومن اعتمد ومتى ولماذا. التقارير تعرض الطلبات المعلقة، ومتوسط زمن الاعتماد لكل معتمد، ومجموع الخصومات والإلغاءات والاستردادات لكل فرع وموظف، ونسب الرفض. سجل التدقيق
سيناريو: خصم استثنائي لمريض ينتظر
مريض يطلب خصمًا 20% على خطة علاج تجميلية، وهو عند المحاسبة.
- الطلبموظف المحاسبة يدخل الخصم، فيتجاوز صلاحيته 10%، ويكتب السبب: مريض دائم، ثالث باقة هذا العام.
- التوجيهالقاعدة تحيل الطلب لمدير الفرع لأن الخصم بين 10% و25%، بعلامة «عاجل».
- الاعتمادمدير الفرع خارج المكتب، يرى الإشعار على جواله، ويرى تاريخ المريض ومشترياته، فيعتمد.
- التنفيذتصدر الفاتورة بالخصم، ويُسجل الخصم باسم المعتمد وسببه.
- المراجعةالمدير المالي يرى مجموع الخصومات الاستثنائية لكل فرع وسببها، ويقارنها بالإيراد.
اضبط الخصومات والإلغاءات من الشهر الأول
نحول سياسة الاعتماد لديك إلى مسارات موافقة في المنصة.
ابدأ بخطوة تناسبك
عرض توضيحي على بيانات تشبه مركزك، أو عرض سعر مفصّل، أو جلسة مع مستشار يدرس احتياجك قبل أي التزام.
- عرض مخصص لتخصصاتك وعدد فروعك
- عرض سعر حسب الوحدات والمستخدمين وخيار النشر
- تقييم لإمكانية الربط مع أنظمتك الحالية
- خطة تنفيذ بمراحل ومواعيد محددة