الفوترة الإلكترونية في العيادات: متطلبات «فاتورة» وما يجب أن يفعله نظامك

هذه المقالة للمدير المالي في عيادة أو مجمع يريد أن يعرف ما يطلبه نظام «فاتورة» من منشأته فعلًا، وما الذي يجب أن يتولاه نظام العيادة بدلًا من فريقه. المعلومات النظامية فيها من الأدلة المنشورة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وقت الكتابة، والقرار الضريبي في حالتك الخاصة يبقى لمستشارك الضريبي.

ما الذي تطلبه الفوترة الإلكترونية من العيادة؟ المرحلتان باختصار

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة ضريبية تصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر حل تقني إلكتروني. الفاتورة الورقية التي تُمسح ضوئيًا أو ملف Word يُحوّل إلى PDF ليسا فاتورة إلكترونية. وبحسب صفحة الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يُطبق النظام على مرحلتين:

• مرحلة الإصدار والحفظ: بدأت في 4 ديسمبر 2021. الفواتير والإشعارات تصدر من حل إلكتروني بحقول إضافية، وبضوابط تمنع التلاعب، دون اشتراط ربط مع الهيئة.
• مرحلة الربط والتكامل: بدأت في 1 يناير 2023 وتُطبق على موجات من المكلفين تحددها الهيئة. ويذكر الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية أن الفئة المستهدفة تُبلّغ بموعد ربطها قبل ستة أشهر على الأقل.

عمليًا، إن كانت منشأتك قد تلقت إشعار الربط أو ستتلقاه، فالسؤال عن النظام لم يعد «هل يطبع QR؟» بل: هل يربط كل نقطة إصدار في منشأتك بمنصة «فاتورة»، ويرسل كل مستند في مساره الصحيح، ويُظهر لك ما رُفض أو تأخر قبل أن تتجاوز المهلة؟

أنواع المستندات في يوم العيادة ومسار كل منها

الدليل التفصيلي يقسم الفواتير إلى نوعين: الفاتورة الضريبية وتصدر غالبًا بين منشأتين أو لجهة حكومية، والفاتورة الضريبية المبسطة وتصدر غالبًا من منشأة لفرد. وفي مرحلة الربط يختلف مسارهما: الضريبية تُرسل بصيغة XML لتعتمدها المنصة وتضيف إليها الختم ورمز QR قبل تسليمها للمشتري، والمبسطة يختمها نظامك ويسلّمها للمريض فورًا، ثم يبلّغ بها المنصة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدارها. والإشعار الدائن أو المدين يتبع نوع الفاتورة التي صدر عليها.

السؤال الذي يحدد النوع في العيادة ليس «من سيدفع؟» بل «من هو المستلم للخدمة ضريبيًا؟». وينص الدليل الإرشادي العام لضريبة القيمة المضافة لقطاع الرعاية الصحية على أن المريض يُفترض أنه المستلم ما لم يثبت خلاف ذلك، حتى لو صدرت الفاتورة لطرف ثالث أو دفعها طرف ثالث، وأن شركة التأمين أو صاحب العمل يكون المستلم حين يتعاقد مع مقدم الخدمة مباشرة ويوجهه لتقديمها.

معالجة الضريبة على الخدمات الصحية: أربع حالات محسوبة

يوضح الدليل الإرشادي لقطاع الرعاية الصحية (إصدار يناير 2023) ثلاث قواعد تمس كل فاتورة في العيادة:

1. الخدمات الصحية الخاصة خاضعة لضريبة 15% وإن كانت مماثلة لما تقدمه الجهات الحكومية.
2. الدولة تتحمل الضريبة عن المواطن المستفيد من الخدمات الصحية الخاصة، بموجب الأمر الملكي رقم أ/86 وتاريخ 18/4/1439هـ. تصدر المنشأة المسجلة فاتورة للمواطن بقيمة الخدمة دون ضريبة بعد التحقق من هويته، وتحفظ بيانات الهوية الوطنية في سجلاتها لتقديمها للهيئة عند الطلب، وتُدرج هذه المبيعات في بندها الخاص في الإقرار.
3. الأدوية والمستلزمات الطبية المؤهلة بنسبة صفر حين تُفصل بندًا مستقلًا في الفاتورة، أما المستهلكات زهيدة القيمة التي تُستهلك أثناء الخدمة فتدخل في قيمة الخدمة.

لاحظ أن الحالات الأربع قد تحدث في ساعة واحدة عند الصندوق نفسه. النظام الذي يترك لموظف الصندوق اختيار «مع ضريبة» أو «بدون ضريبة» في كل فاتورة سيخطئ عاجلًا أو آجلًا. المطلوب أن تأتي المعاملة من بيانات الهوية المسجلة في ملف المريض، ومن إعداد العقد مع الجهة، ومن تصنيف الصنف في دليل الأدوية، دون تدخل يدوي.

الإشعارات الدائنة والمدينة: متى تصدرها العيادة؟

الإشعار الدائن يخفض قيمة فاتورة صدرت أو يلغيها، والإشعار المدين يزيدها. وكلاهما يجب أن يشير إلى الفاتورة الأصلية أو إلى نطاق فواتير إن تعلق بأكثر من فاتورة. والقاعدة الأهم في الدليل التفصيلي: لا تُحذف فاتورة ولا تُعدّل بعد إصدارها؛ إلغاؤها يكون بإشعار دائن مرتبط بها ثم فاتورة جديدة إن لزم.

يلفت الدليل أيضًا إلى أن الديون غير المحصلة من المرضى قد تسمح بتسوية ضريبة المخرجات بعد مضي 12 شهرًا من تاريخ التوريد وبشروط اللائحة. هذا لا يحدث تلقائيًا؛ يحتاج نظامك إلى تقرير أعمار ديون يربط كل مبلغ بفاتورته وتاريخها، وهو ما تفصله مقالة متابعة المبالغ المستحقة على المرضى والشركات.

ما يجب أن يفعله نظامك في مرحلة الربط: تسعة متطلبات وكيف تتحقق منها

الدليل التفصيلي يضع على «الحل التقني» متطلبات تمنع التلاعب وتضمن الربط. الجدول التالي يحوّلها إلى أسئلة قابلة للتحقق في العرض أو في بيئة التجربة.

أما حالات تعذر الإصدار أو الاتصال، فيفرق الدليل بين رفض يستوجب تصحيح الفاتورة وإعادة تقديمها، وتعطل في خوادم الهيئة يستمر معه النظام في إعادة الإرسال، وانقطاع لدى المنشأة يُشارك فيه المستند ويُعاد إرساله بعد الإصلاح. لذلك فإن «طابور الإرسال» ليس تفصيلًا تقنيًا، بل أداة رقابة يجب أن يراها المحاسب كل صباح.

دورة الفاتورة الإلكترونية من الخدمة إلى الإقرار

تفاصيل مسار الفاتورة من العرض والسند والدفعات حتى التسوية في دورة حياة الفاتورة في وحدة الفوترة، وما يحدث في الصندوق عند الإقفال اليومي تتناوله مقالة إقفال الصناديق والمطابقة اليومية. أما القيد الذي تنشئه كل فاتورة وإشعار في الحسابات ومراكز التكلفة فموضح في مجالات المحاسبة في المنصة.

ما يتولاه النظام وما يبقى على منشأتك

الفوترة الإلكترونية التزام على المنشأة المكلفة لا على مورد النظام. توزيع المسؤولية الواضح يمنع أن يكتشف كل طرف أن الآخر كان يظن أنه المسؤول:

وإن كنت تقارن بين أنظمة على ملاءمتها للسوق السعودي عمومًا، فمقالة اختبارات ملاءمة نظام العيادات للسوق السعودي تضع الفوترة الإلكترونية ضمن عشرين اختبارًا أوسع، وهذه المقالة تفصّل المحور نفسه من زاوية المالية.

ما تطلبه في العرض قبل التوقيع

1. أرسل الحالات الأربع مكتوبة

   مريض غير مواطن نقدي، ومواطن نقدي، ومؤمَّن هو المستلم، وشركة هي المستلم بخصم تعاقدي، مع دواء مؤهل في كل زيارة. قارن النتيجة بجدول الحالات أعلاه.

   المدير المالي
2. نفّذ ثلاثة تصحيحات

   إلغاء خدمة لم تُقدم، وتعديل تعاقدي تطلبه شركة التأمين، وتصحيح معاملة ضريبية خاطئة. راقب ارتباط كل إشعار بفاتورته.

   المحاسب
3. اختبر الانقطاع

   أصدر فاتورة مبسطة والاتصال مقطوع، ثم أعده، وتأكد من الإرسال والتنبيه بما تأخر.

   مسؤول التقنية
4. اطلب تقرير الإقرار

   تقرير شهر تجريبي يفصل المبيعات الخاضعة والصفرية ومبيعات المواطنين، وينزل من كل رقم إلى فواتيره.

   المدير المالي
5. اكتب المسؤوليات في العقد

   من يسجل الوحدات، ومن يتابع المرفوض، وكيف تصل تحديثات المواصفات، ومدة الاستجابة إن توقف الإرسال.

   المشتريات أو الإدارة

المنصة تصدر فواتير ضريبية ومبسطة وإشعارات دائنة ومدينة برمز QR، وتطبق المعاملة الضريبية حسب نوع الخدمة وبيانات المريض وفق الإعداد الذي تعتمده منشأتك، وتلغي بإشعار دائن باعتماد وسبب لا بالحذف، وتدعم الربط مع منصة «فاتورة» حسب مرحلة منشأتك، وترسل القيود إلى المحاسبة. تعرض صفحة ميزات الفوترة في برنامج العيادات هذه العناصر، وتجد متطلبات السوق المحلي مجتمعة في متطلبات برنامج العيادات في السعودية.

أسئلة شائعة