الدفعات الجزئية والعربون والأقساط في العيادات: ضبطها دون فقد رصيد

هذه المقالة للمدير المالي والمحاسب في عيادة أو مجمع يقبض عرابين وأقساطًا ودفعات جزئية، ويجد في نهاية الشهر أرصدة لا يعرف أصلها أو مرضى يطالبون بمبالغ لا يجدها أحد. تجد فيها جدول الحالات ومعالجة كل منها وأثرها المحاسبي، ومثالًا لخطة علاج بدفعات مع حركة الرصيد، وسياسات العربون والتقسيط والرصيد الدائن، وضوابط المطابقة اليومية والشهرية.

خمسة مبالغ تبدو متشابهة ومعالجتها مختلفة

في كثير من العيادات تُسجل كل هذه المبالغ بكلمة واحدة: «دفعة». ثم يُسأل المحاسب في آخر الشهر: هل هذا المبلغ إيراد أم أمانة؟ هل على المريض شيء أم له؟ الإجابة تبدأ من التعريف:

القاعدة التي تحكم الجدول كله بسيطة: المبلغ المقبوض قبل تقديم الخدمة ليس إيرادًا بعد، بل التزام على العيادة تجاه المريض. يصبح إيرادًا عندما تُنفذ الخدمة وتصدر فاتورتها ويُطبق عليها. والمبلغ المقبوض بعد الخدمة يسدد ذمة قائمة. كل خلط بين الحالتين يظهر في الدفاتر إيرادًا مبكرًا أو ذممًا وهمية.

جدول الحالات: المعالجة في النظام وأثرها المحاسبي

الجدول التالي هو مرجع الاتفاق بين الاستقبال والصندوق والمحاسبة. كل حالة لها معالجة واحدة في النظام، وقيد واحد متوقع. المعالجة المحاسبية هنا توضيحية بأسماء حسابات عامة، وتُعتمد تفاصيلها مع محاسب المنشأة.

في المنصة تُنشئ دورة الفاتورة من العرض إلى تسوية الرصيد هذه المستندات بالترتيب: سند قبض لكل مبلغ، وفاتورة تبقى مفتوحة بمتبقيها، وإشعار دائن لكل إلغاء، ولا تُحذف فاتورة. ثم تنشئ كل عملية قيدها تلقائيًا على الحسابات التي تحددها قواعد الترحيل.

العربون: خمسة قرارات تُكتب قبل أول حجز

أغلب نزاعات العربون ليست محاسبية، بل سياسة لم تُكتب أو لم تُعلن للمريض. قرر هذه الخمسة واعرضها للمريض قبل أن يدفع:

1. على أي خدمات: الاستشارات الطويلة والإجراءات المكلفة والخدمات التي يرتفع فيها الغياب، لا كل حجز. وقد يُطلب من مريض بعينه تكرر غيابه.
2. كم: مبلغ ثابت أو نسبة من سعر الخدمة. المبلغ الثابت أوضح للمريض وأسهل في المطابقة.
3. مهلة الاسترداد: حتى متى يُسترد العربون كاملًا عند الإلغاء، وإلى أي طريقة دفع.
4. ما يحدث عند الغياب: مصادرة، أو تحويله لموعد بديل خلال مدة محددة، أو مصادرة جزئية. ومن يعتمد الاستثناء.
5. العربون غير المستخدم: مريض ألغى متأخرًا ولم يُصادر عربونه ولم يحجز بعدها. حدد مدة يُراجع بعدها الرصيد ويُتواصل مع المريض، بدل أن يبقى معلقًا سنوات.

وأهم ضابط تشغيلي: العربون يُطبق على الفاتورة تلقائيًا عند إصدارها، لا بتذكّر موظف الاستقبال. العربون الذي لم يُخصم يعني أن المريض دفع مرتين، ويكتشف ذلك بعد أيام برسالة غاضبة. تعرض صفحة الدفع الإلكتروني عند الحجز كيف يُسجل المبلغ دفعة مقدمة ويُخصم من فاتورة الزيارة ويُسترد حسب السياسة. أما متى يكون العربون مجديًا في خفض الغياب وكيف تقيس أثره فموضوع مقالة تقليل عدم حضور المرضى.

مثال: خطة علاج بدفعات من العربون حتى الاسترداد

مريضة تحجز استشارة في مركز جلدية بعربون 200 ريال، ثم تتفق على خطة من أربع جلسات بسعر 1,500 ريال للجلسة (6,000 ريال للخطة)، بدفعة مقدمة 1,500 ريال عند التوقيع، ثم 1,500 ريال قبل كل جلسة من الثانية إلى الرابعة. المبالغ دون ضريبة لتبسيط الحساب.

ثلاث نقاط في المثال تستحق الانتباه. الأولى أن 1,500 ريال بقيت في الحسابات التزامًا خمسة أيام ثم خرجت استردادًا، ولو سُجلت إيرادًا عند قبضها لظهر إيراد لم يتحقق. الثانية أن الجلسة الثانية نُفذت برصيد مدين بقرار موثق، لا باجتهاد الاستقبال. الثالثة أن الاسترداد لم يمس الإيراد، لأن الجلسة الرابعة لم تُفوتر أصلًا. خطط الأسنان تضيف إلى ذلك تغطية التأمين وحده السنوي وتكلفة المعمل، وتعرضها مقالة خطط العلاج والتقسيط في عيادات الأسنان.

الأقساط: قبل الخدمة أم بعدها؟

كلمة «تقسيط» تغطي ترتيبين مختلفين في المخاطرة:

• أقساط قبل الخدمة: المريض يدفع قبل كل مرحلة، كما في المثال. المخاطرة منخفضة، وأسوأ الاحتمالات رصيد دائن يُسترد. هذا الترتيب هو الأنسب لأغلب خطط العيادات.
• أقساط بعد الخدمة: تُنفذ الخطة أو جزء كبير منها، ثم يسدد المريض على أشهر. هذا تمويل تقدمه العيادة، والمخاطرة ذمة قد لا تُحصّل. يحتاج اعتمادًا من المدير المالي، وحدًا أعلى، وسقفًا لإجمالي الذمم المسموحة.

في الحالتين يحتاج جدول الدفع أن يكون مستندًا في النظام لا اتفاقًا شفهيًا: المبالغ والتواريخ وطريقة الدفع، مرتبطة بالخطة وموقعة من المريض. ثم ثلاثة ضوابط:

• تذكير قبل الاستحقاق برابط دفع، وتذكير بعده إن تأخر.
• تنبيه للاستقبال عند حجز جلسة أو وصول مريض عليه قسط متأخر، مع سياسة مكتوبة: هل تُنفذ الجلسة، ومن يعتمد الاستثناء.
• تقرير أعمار للأقساط المتأخرة منفصل عن ذمم الزيارات العادية، لأن طريقة متابعته مختلفة.

تعرض صفحة التحصيل ومتابعة المستحقات خطط التقسيط بمواعيد الاستحقاق والتذكير وأعمار الديون لكل مريض. ومتابعة الذمم المتأخرة بعد ذلك، بالاتصال والرسائل وقرار الشطب، موضوع مقالة متابعة ذمم المرضى.

الرصيد الدائن: المبلغ الذي ينساه الجميع إلا المريض

الرصيد الدائن ينشأ من أكثر من مصدر: دفعة مقدمة لم تُستهلك، أو خدمة أُلغيت بعد سدادها، أو خصم اعتُمد بعد الدفع، أو باقة لم تُستخدم كاملة، أو دفعة زائدة بالخطأ. وأيًا كان مصدره، فهو مال المريض لدى العيادة. قواعد التعامل معه:

1. يظهر في كل مكان يُرى فيه المريض

   في ملفه، وعند الحجز، وعند الوصول، وعلى الفاتورة التالية. الرصيد الذي لا يراه الاستقبال لن يُستخدم.

   النظام
2. يُطبق تلقائيًا على الفاتورة التالية

   الأقدم أولًا، ما لم يكن مخصصًا لخطة بعينها. المريض الذي له رصيد لا يُطلب منه دفع جديد قبل استهلاكه.

   النظام والصندوق
3. الاسترداد بطلب واعتماد وسند

   طلب من المريض أو الاستقبال، واعتماد حسب المبلغ، وصرف لطريقة الدفع الأصلية كلما أمكن، وإشعار دائن إن كان الاسترداد يعكس فاتورة صادرة.

   المدير المالي
4. التحويل بموافقة صاحب المال

   تحويل الرصيد لأحد أفراد الأسرة أو استخدامه في فرع آخر يتم بموافقة موثقة من المريض، ووفق سياسة المجموعة.

   الاستقبال والمالية
5. مراجعة الأرصدة الراكدة دوريًا

   تقرير بالأرصدة الدائنة التي لم تتحرك منذ مدة تحددها المنشأة، مع التواصل مع أصحابها. الرصيد الراكد لا يُشطب إلى الإيراد لمجرد قدمه.

   المحاسب

وفي المجموعات متعددة الفروع، يسمح الرصيد الموحد للمريض بين الفروع باستخدام دفعة مقدمة أو باقة اشتُريت في فرع داخل فرع آخر إن سمحت السياسة. حدد مسبقًا مع المحاسبة أي فرع يُحمَّل عليه الإيراد حين يُقبض المبلغ في فرع وتُقدم الخدمة في آخر. والباقات المدفوعة مقدمًا حالة خاصة من الرصيد الدائن، يُفصّل تصميمها واستهلاكها واستردادها في مقالة باقات العلاج والجلسات.

المطابقة اليومية والشهرية: كيف تتأكد أن لا رصيد بلا صاحب

كل يوم: الصندوق والبوابة

• إقفال صندوق كل موظف مفصلًا بنوع المبلغ: عرابين، ودفعات مقدمة، وسداد فواتير، واستردادات، لا بمجموع واحد.
• العرابين المقبوضة عبر بوابة الدفع تُطابق مع تقرير البوابة، ثم مع إيداعها في البنك بعد التسوية ورسومها.
• كل استرداد في اليوم له طلب معتمد وسند صرف، وكل مصادرة عربون لها سبب ومعتمد.

كل شهر: الحسابات الرقابية مقابل أرصدة المرضى

• رصيد حساب دفعات المرضى المقدمة في الدفاتر = مجموع الأرصدة الدائنة للمرضى في تقرير الأرصدة.
• رصيد حساب ذمم المرضى = مجموع الأرصدة المدينة للمرضى، مقسمة بالأعمار.
• العرابين المعلقة لمواعيد مضت دون فاتورة ولا استرداد ولا مصادرة: قائمة يجب أن تكون فارغة أو مفسرة.
• الأرصدة الدائنة الراكدة، والأقساط المتأخرة، مع إجراء لكل منها.

المطابقة الأولى هي الأهم. إن كان الحسابان متساويين فكل ريال في الالتزام له صاحب معروف. وإن لم يتساويا فهناك مبلغ قُيد دون أن يُنسب لمريض، أو مريض له رصيد لم يُقيد. في المنصة تُنشأ القيود من سندات القبض والفواتير والاستردادات نفسها التي تبني أرصدة المرضى، فيصبح الفرق استثناءً يُتتبع إلى مستنده، كما في مطابقة البنوك وتسويات الشبكة. وإن كنت تستخدم نظامًا محاسبيًا خارجيًا، فتأكد أن القيود المرسلة إليه تحمل نوع المبلغ ومرجع المريض لا مجاميع يومية فقط.

الضريبة والفوترة الإلكترونية على المبالغ المقدمة

التوقيت الضريبي للمبلغ المقدم يختلف عن توقيت الإيراد المحاسبي. يوضح دليل ضريبة القيمة المضافة لقطاع الرعاية الصحية الصادر عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن الضريبة تستحق على الخدمة الصحية عند إكمالها، لكن إن دُفع مبلغ أو صدرت فاتورة قبل ذلك، تستحق في تاريخ الدفع أو الفاتورة أيهما أسبق. ويذكر الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية أن قبض دفعة مقدمة عن توريد خاضع يستلزم إصدار فاتورة ضريبية بنوع مخصص للدفعة المقدمة، وأن الفاتورة اللاحقة التي تُخصم منها الدفعة تشير إلى فاتورة الدفعة المقدمة.

ما يعنيه ذلك عمليًا للمدير المالي:

• اتفق مع مستشارك الضريبي على المعالجة لكل نوع: العربون، والدفعة المقدمة، والقسط قبل الخدمة، والعربون المصادر، وما يُسترد منها.
• اسأل مورد النظام كيف يصدر فاتورة الدفعة المقدمة عند القبض، وكيف يربطها آليًا بالفاتورة التي تُخصم منها، وكيف يعالج الاسترداد بإشعار دائن.
• راعِ حالة المريض الضريبية، لأن معالجة الضريبة على الخدمات الصحية الخاصة تختلف بين المواطن وغيره، كما تفصّل مقالة الفوترة الإلكترونية في العيادات.

أخطاء تُفقد العيادة الرصيد أو ثقة المريض

شاهد حركة الرصيد على حالات من عيادتك

في المنصة لكل مريض رصيد دائن أو مدين ظاهر في ملفه وعند كل زيارة. يُسجل العربون عند الحجز الإلكتروني ويُخصم تلقائيًا من فاتورة الزيارة، والدفعة المقدمة تُخصم من فواتير الخطة تباعًا، والدفعة الجزئية تُبقي الفاتورة مفتوحة بمتبقيها، وخطط التقسيط لها مواعيد استحقاق وتذكير برابط دفع، والإلغاء بإشعار دائن معتمد، وكل ذلك ينشئ قيوده في الحسابات أو في نظامك المحاسبي عبر API.

أسئلة شائعة